Protocolização

Em construção

A protocolização é o processo formal de envio e registro de documentos judiciais ou administrativos em um sistema ou órgão competente. Esse procedimento garante que os documentos sejam oficialmente recebidos e incorporados ao processo correspondente, gerando um número de protocolo como comprovante. O sistema verde oferece uma ferramenta para protocolizar tanto petições quanto cotas (carregando um anexo como se fosse uma petição).

Criando uma Protocolização

• Há 2 modos para se criar uma protocolização no sistema verde:
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  1. Dentro do caso, há um botão chamado Protocolizar, onde é possível criar uma protocolização avulsa ou responder à intimações.

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  2. Na Caixa de Intimações, ao clicar no ícone marcado, você será redirecionado automaticamente para a criação da protocolização já com a intimação em questão vinculada a protocolização.

Ao clicar em um dos botões, você será redirecionado para a área de criação da protocolização. Está área está dividida em 2 abas, Dados Básicos e Arquivos.

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Dados Básicos

1. Dados Básicos: Na aba Dados Básicos são apresentados os detalhes do processo vinculado à protocolização, além das opções de marcar se essa protocolização responde ou não uma intimação e adicionar os defensores associados a esta protocolização.
2. Vincular Intimação à Protocolização: Ao criar uma protocolização pela caixa de intimações, ela será vinculada automaticamente à intimação. Se a protocolização for criada diretamente pelo caso, ela não será vinculada por padrão. No entanto, é possível vincular ou trocar a intimação durante a elaboração da protocolização, caso necessário.
   • veja mais clicando aqui
3. Dados: Nesta seção, são exibidas as informações relacionadas ao processo vinculado à protocolização, como o número do processo, o órgão responsável pelo andamento, a comarca onde o caso está sendo tratado, o assunto principal, a classe jurídica em que o processo se enquadra e a origem do processo.
4. Defensores Públicos: Nesta seção, você pode associar defensores à protocolização. É possível adicionar um defensor vinculado ao órgão do caso selecionando a opção Defensores associados ao órgão ou, se preferir, informar diretamente a matrícula do defensor no campo indicado.
   • Após preencher as informações, não se esqueça de clicar em "Incluir" e verificar se o defensor foi adicionado corretamente à lista exibida logo abaixo.
5. Opções: Na parte inferior da tela, você tem algumas opções

   Salvar: Botão para salvar a protocolização.

   Envio Automático pelo Verde: Colocar a protocolização na fila, para que seja enviada automaticamente.

   Envio Imediato: Assinar os arquivos da protocolização e enviar.

   Cancelar: Cancelar a criação/edição da protocolização.\

Diferença dos tipos de envio: A diferença dessas duas formas de envio é que uma delas, o envio imediato, é exibido um contador de até 08:00 minutos para o envio da petição, o que pode ocorrer bem rápido ou consumir os 08:00 minutos inteiros, porém você tem o retorno imediato se a protocolização foi feita ou deu algum tipo de erro. Já na segunda opção, o envio automático, vai ser através de uma fila que é gerenciada sistema, sendo assim colocando na fila, não é necessário ficar esperando o contador, liberando o sistema para uso imediato, porém é necessário acompanhar o status do envio para saber se ocorreu a protocolização ou não.

• Veja mais sobre as protocolizações enviadas clicando aqui.

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Arquivos

1. Arquivos: Na aba Arquivos, você pode visualizar o MNI, selecionar o tipo de protocolização e o tipo da petição, além de adicionar os arquivos para assinar e posteriormente enviar.
2. Informações: Nesta área você pode visualizar a origem que está sendo enviada a protocolização e ainda adicionar um nome a protocolização para conseguir identificar e localizar as protocolizações no sistema de maneira mais simples.
3. Tipo de Protocolização: Nesta seção, você encontrará as seguintes opções:

   Protocolização de: Aqui você deve informar se essa protocolização se trata de uma petição ou uma cota.

   Tipo de Petição: Neste campo você deve informar o tipo em que essa protocolização se enquadra.

4. Certificado e Assinatura de Documentos: Área para alterar o certificado de assinatura e adicionar e assina-los os arquivos da protocolização.
   • Veja mais clicando aqui
5. Opções: Na parte inferior da tela, você tem algumas opções

   Salvar: Botão para salvar a protocolização.

   Envio Automático pelo Verde: Colocar a protocolização na fila, para que seja enviada automaticamente.

   Envio Imediato: Assinar os arquivos da protocolização e enviar.

   Cancelar: Cancelar a criação/edição da protocolização.

   Excluir: Excluir uma protocolização que foi salva anteriormente.

Diferença dos tipos de envio: A diferença dessas duas formas de envio é que uma delas, o envio imediato, é exibido um contador de até 08:00 minutos para o envio da petição, o que pode ocorrer bem rápido ou consumir os 08:00 minutos inteiros, porém você tem o retorno imediato se a protocolização foi feita ou deu algum tipo de erro. Já na segunda opção, o envio automático, vai ser através de uma fila que é gerenciada sistema, sendo assim colocando na fila, não é necessário ficar esperando o contador, liberando o sistema para uso imediato, porém é necessário acompanhar o status do envio para saber se ocorreu a protocolização ou não.

• Veja mais sobre as protocolizações enviadas clicando aqui.

Arquivos em Anexo

Tamanho dos arquivos Anexos

O sistema se integra com o TJRJ através de um webservice que obedece as regras do CNJ. Para o TJRJ temos duas integrações, uma para o DCP e outra para o PJe. Essas integrações tem suas configurações com algumas limitações, como por exemplo, no tamanho dos anexos. Esses anexos não podem ser maiores que 6MB de tamanho e o total permitido para envio é de no máximo 30MB. Esse envio leva em consideração o tamanho do arquivo gerado, que tem um aumento em relação a soma total dos anexos.

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Inserir Arquivos em Anexo

Escolha o certificado: É possível escolher o certificado que será utilizado para a assinatura dos documentos alterando essa opção.

• Caso queira saber mais sobre o certificado A1 da defensoria clique aqui

Selecionar arquivo: Clicando neste botão, o sistema abrirá o Windows Explorer para que o usuário possa localizar a petição ou algum outro arquivo salvo a ser anexado.

• Os anexos devem estar em formato PDF.

Reaproveitar Arquivo: Clicando neste botão, o sistema abrirá uma janela para que o usuário possa localizar documentos salvos no prontuário do assistido que possam ser anexado.

• Veja mais clicando aqui.

Assinar todos: Ao clicar nesse botão o sistema verde assina todos os seus anexos adicionados.

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Visualizando Arquivos Adicionados

Em cada arquivo adicionado será apresentado:

• Nome do Arquivo: Nome do arquivo que estava salvo.
• Tipo Documento: Tipo do documento enviado como petição ou anexo.
• Descrição: Novo nome para o arquivo.

São apresentados os ícones:

• Folha Laranja: Assinar caso não esteja assinado e baixar documento assinado caso esteja assinado.
• Folha Verde: Baixar documento sem assinatura.
• X: Excluir documento

IMPORTANTE: A petição deve ser o primeiro documento anexado, mas é possível carregar vários arquivos e reordená-los para colocar a petição no topo.

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Reaproveitamento de Arquivos

Temos também a opção de reaproveitar documentos gerados ou anexados em casos do Verde, cadastro do assistido e andamentos, devendo esses estar em formato PDF. Ao clicarmos sobre o botão, aparecerá uma tabela com os casos do assistido, o caso atual e personagem atual, onde, se houver documentos anexados, podemos reutilizá-los.

• Lembrando que para esse botão ficar habilitado é necessário que tenha entrado no caso a partir do prontuário da parte e não pela opção de buscar caso no menu.

Verificar Protocolizações

Na caixa de ferramentas, disponível no topo da tela do sistema verde, é possível visualizar o andamento das protocolizações nas últimas 72 horas:

Tipos de status:

• erro: Quando ocorreu algum erro ao tentar enviar a protocolização.
• bloqueado: Quando o sistema verde não consegue saber se foi protocolizada ou não, sendo necessário acessar a árvore do processo para verificar se foi ou não protocolada.
• protocolizado: Feita com sucesso.
• na fila: O usuário optou por colocar na fila para o sistema verde gerenciar o envio. Sendo necessário acompanhar posteriormente se não foi bloqueada ou obteve erro no envio.

Na opção ver outros períodos você será redirecionado para a área referente a fila de protocolização. Essa opção também pode ser acessada em Menu ⇒ Acompanhamento de Protocolizações.

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Acompanhamento de Protocolizações

As protocolizações podem ser enviadas de duas formas, pelo Envio Imediato ou pelo Envio Automático. Ao serem enviadas pelo Envio Imediato, o usuário acompanha se o envio foi feito com sucesso ou se deu algum erro. Ao optar por Envio Automático, a protocolização será enviada para uma fila gerenciada pelo sistema para ser enviada de forma automática. Porém, será necessário acompanhar esse envio, para sabermos se obtivemos sucesso ou falha. A principal diferença está em esperar o tempo de envio ou verificar depois pela página de Acompanhamento de Protocolizações

A funcionalidade Envio Automático foi criada com o intuito de compensar o período que o sistema do TJRJ está com algum problema e interfere em nossa comunicação, porém pode ser utilizada para não ter que esperar o tempo necessário para essa comunicação.

Os filtros disponíveis permitem que você refine sua busca por órgão associado à protocolização, número de processo ou período específico (24 horas, 48 horas ou 72 horas).

Abaixo dos filtros, há três colunas principais:

1. Na Fila: Protocolizações aguardando processamento.
2. Protocolizadas: Protocolizações já concluídas com sucesso.
3. Erro/Bloqueadas: Protocolizações que apresentam erro ou estão bloqueadas.

Ao clicar no ícone ao lado do título de cada coluna, você será redirecionado para a página de busca geral de protocolizações. Nessa página, o filtro correspondente à coluna selecionada será aplicado automaticamente, facilitando o gerenciamento das informações.

Na busca de protocolizações, você pode refinar sua pesquisa utilizando intervalos de datas maiores e filtros mais específicos, como tipo de documento, nome do assistido, entre outros.

• Para saber mais, clique aqui.

Ao parar o mouse sobre o triângulo vermelho com a exclamação, o sistema informará o número do processo, o status, o tempo que ficou na fila e o tipo de protocolização. Ao clicar sobre o item que deu erro, abrirá a página da protocolização com os dados do erro.

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Adendo:

1. Nem sempre o erro que é retornado é fácil de ser entendido. Esse erro vem direto da integração. O erro da iomagem acima se refere ao Ato Normativo Conjunto 25/2020 se refere a Peticionamentos em Processos Físicos, porém podem haver outros tipos de erro, como por exemplo Petição Bloqueada que se trata de uma distribuição ou protocolização que não tivemos retorno do TJRJ.
2. Os erros podem ser analisados pela equipe de suporte e as informações de como proceder será passada para o usuário. Também é possível retirar a protocolização da fila, se houver necessidade, bastando "editar" a protocolização em questão.