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O que é a Pauta?

A pauta do órgão é essencial para organizar o atendimento, pois é a partir dela que conseguiremos agendar o assistido, seja de forma presencial ou remota. Na pauta podemos criar os processos de atendimento do órgão, seja ele um processo único ou segmentado, ou seja, podemos criar uma pauta única, para atender todas as matérias atribuídas ao órgão, ou montar uma pauta segmentada por matéria e assuntos, de modo a organizar todo o processo de atendimento ao assisitido.

As pautas podem ser internas, externas ou remotas, sendo as internas as que o órgão cria. As externas tem um padrão definido pela CRC - Central de Relacionamento com o Cidadão, pois é através dela que a CRC agenda os assistidos que ligam para o 129 ou pelo atendimento on-line. Essas pautas externas foram criadas para agendamentos da CRC, e por isso são feitas pela CRC em parceria com o órgão que é atendido pela CRC. As pautas para atendimento remoto, também são criadas da mesma forma, pelo órgão em parceria com a CRC, porém podem ser criadas para qualquer órgão, independente se é atendido ou não pela CRC.

Como criar uma Pauta?

As pautas são criadas através do menu ⇒ pauta. A página exibirá as pautas existentes e um botão "Nova Pauta" será exibido para usuários com perfil de "Administrador de Pauta Interna". O usuário com esse perfil pode criar pautas internas, que são as pautas do órgão.

As pautas podem ser criadas de acordo com a organização do órgão:

É possível criar uma ou mais pautas, que podem ser genéricas ou direcionadas para alguma matéria e assunto.
Devem ser preenchidos os campos do órgão que esta pauta vai atender, caso o usuário esteja lotado em mais de um, o nome da pauta, a descrição, a matéria, e os assuntos que serão abordados.
Uma pauta pode conter uma ou mais matérias. Uma matéria pode conter um ou mais assuntos. Cada matéria selecionada com os devidos assuntos deve ser introduzida na pauta através do botão "Atualizar".
As pautas podem ter prazo de validade ou não. A validade é opcional, e se não for marcada o sistema entende que é indeterminada. Alguns casos são necessários a criação de pautas extras, e por isso que existe a opção de "Validade" da pauta.
Ao terminar aconfiguração da pauta, o usuário deverá clicar em "Salvar".
A pauta criada fica listada nas pautas do órgão, porém para que possa ser utilizada, deve ser criada a agenda da pauta.

Cadastrar Nova Pauta — Passo a Passo: Clique Para Reproduzir...

Configuração da Agenda da Pauta

A correta configuração da agenda é essencial para evitar conflitos de agendamento em um órgão que gerencia múltiplas pautas. É crucial atentar para o horário de início e término dos atendimentos, a quantidade de vagas disponíveis, os intervalos entre os atendimentos e os dias específicos em que cada pauta será tratada.

Uma agenda bem organizada permite distribuir as pautas eficientemente, como agendar questões de alimentos às segundas e quartas, e divórcios às terças e quintas. Também é necessário considerar horários de trabalho, pausas para almoço e a disponibilidade de voluntários ao planejar os intervalos e as vagas. A agenda pode ser ajustada para acomodar períodos sem atendimento e variar o número de vagas conforme o horário.

Configurando a Agenda

Para configurarmos a agenda, podemos ir pelo menu ⇒ pauta e selecionarmos a opção "Configurar Agenda da Pauta", que aparece entre uma das opções da pauta que queremos configurar, ou podemos ir pelo menu ⇒ Configurar Agenda.

Explicando as Opções

É possível configurar a agenda interna do órgão por dia da semana, disponibilizando a quantidade de assistidos que será atendida por intervalo de tempo de uma determinada pauta.

Onde é selecionado o órgão para qual a configuração da agenda será feita, a pauta a ser configurada e o tipo da pauta.
Na criação da pauta, existe um campo onde podemos colocar validade. Esse campo aparece na configuração da agenda para informar quando a pauta entrará em produção e a sua validade, podendo ter validade indeterminada.
Local onde se pode incluir um intervalo específico para um dia da semana.
Podemos também configurar mais de um dia da semana ao mesmo tempo, marcando na caixinha quais queremos configurar.
Podemos configurar um dia da semana e reutilizar essa configuração para outros dias.
Visualização da configuração feita, podendo ser alterada a quantidade de pessoas a serem atendidas num determinado intervalo, podendo também excluir algum intervalo.

Após concluirmos nossa configuração, devemos clicar no botão Salvar, no fim da página.

Alterações na Configuração da Agenda de uma pauta em uso

Se você precisar modificar a agenda de uma pauta específica do dia, siga os mesmos passos descritos anteriormente. No entanto, se já houver atendimentos agendados, uma mensagem será exibida informando sobre os compromissos existentes e solicitando que uma data seja escolhida para realizar as alterações. Escolha a data para as alterações entrarem em vigor e depois clique em Salvar para que as alterações sejam agendadas para o dia escolhido.

As datas disponíveis são para um dia depois do ultimo agendamento.

Agendamento para a pauta com a configuração feita

Após configurar a agenda da pauta, você pode cadastrar os assistidos diretamente pela agenda ou no caso do assistido e ainda pela seção específica na pauta do dia.

Lembrando que administrador do órgão pode fazer agendamentos mesmo que a pauta não tenha vaga ou horários.

Visualizando suas Pautas

Ao clicar em menu ⇒ pauta o sistema exibirá todas as pautas criadas para o órgão, sejam elas internas, externas ou remotas.

Opções das Pautas

O usuário com perfil de administrador de pauta interna pode:

Consultar ou alterar as configurações da pauta:
- Você poderá utilizar o botão de lápis alterar as informações da pauta e até adicionar novas matérias e novos assuntos ou até definir uma validade para a pauta;
- Lembrando que para definir o Início da vigência a pauta não pode ter sido utilizada;
- Caso a pauta já esteja em uso a sua validade tem que ser maior que o dia do ultimo assistido agendado.
Desativar a pauta:
- Você poderá utilizar o botão de bloqueio para desativar a pauta;
- Ao desativar a pauta ela não estará mais disponível para novos atendimentos;
- Você poderá ativar a pauta quando quiser.
Configurar a agenda da pauta:
- Você poderá utilizar o botão de calendário para configurar a agenda da pauta;
Excluir uma pauta:
- Você só poderá utilizar o botão de X para excluir uma pauta;
- somente se não houver nenhum agendamento vinculado a ela.

Essas opções só podem ser feitas em pautas internas.