Ofício e Bloco de Ofícios

O que é um Ofício?

O Sistema Verde conta com uma funcionalidade de emissão padronizada de ofícios, contemplando o objetivo do Verde de economizar tempo nas tarefas repetitivas inerentes às atividades dos órgãos. Para emitir um ofício você deve acessar o caso pertinente por um dos meios já mostrados. Clique no caso para expandir as informações exibidas. No canto direito da tela clique no botão Ofício.

Tipos de Ofícios

Alguns dos ofícios disponíveis no verde:

5º e 6º Distribuidor
9º Distribuidor Imóvel
9º Distribuidor Pessoal
Anoreg Autenticação Firmas
ANOREG Genérico
ANOREG Lavratura de Escritura
ANOREG Lavratura Procuração
Autenticação Firmas
Certidão Nascimento Inteiro Teor
Comunicação Res. DPGE 1131/22 - Defensoria Sem Atribuição
COMUNICAÇÃO RES. DPGE 1131/22 - NÃO HIPOSSUFICIENTE (antiga 555)
Dependentes Habilitados INSS
Distribuição Casamento
Distribuição Criminal
Distribuição Cível
Distribuição Interdição ou Tutela
Distribuição Protesto de Título
Encaminhamento DP
Encaminhamento Engenharia Legal
Encaminhamento RES. 1131/22 (antiga 555)
Habilitação de Casamento
Laudo Interdição
Laudo Internação Compulsória
Laudo Remoção Hospital
Lavratura Escritura Imóvel
Lavratura Procuração
Levantamento Aerofotogramétrico
PAA_PAL
Planilha Divida Banco
Remoção e Sepultamento
Remédio
Revisão Logradouro
Revisão Numeração
RGI Inteiro Teor
RGI Registrar Averbar
RGI Ônus Reais
Segunda via Casamento
Segunda via DNV
Segunda via Identidade
Segunda via Nascimento
Segunda via Obito
Segunda via Traslado Escritura
Solicita Geral
Solicitação de Medicamentos - Tema 1234

Tipos de Ofícios Nuspen

Alguns dos ofícios Nuspen disponíveis no verde:

Alvará de Soltura Prejudicado
Atendimento Médico
Atestado de Permanência
Ces Definitiva
Ces Provisória
Classificação para Estudo
Classificação para Trabalho
Comprovante de Conclusão de Ensino
Exames para Livramento
Exames para Progressão
Exames para Visita Periódica ao lar
Genérico
Guia de Recolhimento
Histórico de Prisões e Liberdades
Mapa de Saídas
Planilhas de Trabalho
Prontuário Médico
Transcrição de Ficha Disciplinar
Transferência de Unidade Prisional

Como Emitir um Ofício

Você será conduzido à página de emissão de documentos. Primeiro, selecione um modelo de ofício na caixa de opções. Quando um novo documento é gerado, é atribuído a ele o status de “novo documento”, status que será alterado conforme as ações executadas pelo usuário.

No lado esquerdo da tela são apresentados diversos campos para serem preenchidos. Os campos coloridos de amarelo são campos auto completáveis e neles serão sugeridas opções válidas para preenchimento após você digitar quatro ou mais caracteres.

Perceba que conforme os campos da esquerda são preenchidos, o texto no corpo do ofício também vai se completando.

Os campos a serem preenchidos dependem do modelo do ofício.

Após o devido preenchimento não esqueça de clicar no botão salvar.

Alguns botões ficam disponíveis na etapa de preenchimento do Ofício, os quais estão detalhados abaixo:

Se o usuário tiver o perfil com permissão para emitir o ofício poderá fazê-lo diretamente pelo botão correspondente no final da tela, caso contrário, deverá clicar no botão salvar e depois no botão enviar para a revisão a fim de que seja revisado e devidamente emitido por quem tiver a permissão para tanto.

Como Aprovar um Ofício

A emissão dos documentos é vinculada a uma permissão do perfil do(a) usuário(a) específica para isso. Na prática isso implica que para qualquer usuário(a) que não tenha sido garantida essa permissão, os documentos produzidos deverão ser submetidos à análise de quem tenha essa permissão, normalmente o(a) administrador(a) do órgão.

Para visualizar o fluxo de aprovação de um Ofício Clique Aqui.

Como Duplicar um Ofício

Caso seja necessário emitir novamente um Ofício, ou redigir um outro muito similar ao documento originalmente gerado, você pode utilizar a funcionalidade de “Duplicar Ofício”.

A imagem abaixo mostra um ofício após ser “Emitido”. Ao ser emitido o sistema gera um número para o ofício e insere a data na qual foi emitido.

Como Registrar Resposta de um Ofício

Conforme visto anteriormente o Verde possibilita a emissão de ofícios. Após a emissão, o ofício fica registrado na tela do caso, e aparecem ícones de lembrete e registrar resposta ao ofício.

Para tanto clique no botão registrar resposta ao ofício, no lado direito do registro da emissão do ofício, representado por um sinal de adição em um retângulo.

Após o preenchimento não esqueça de clicar no botão “Registrar resposta” para que a resposta possa ser salva.

Solicita Geral

Por regra a emissão de ofícios se encontra padronizada nos modelos disponíveis na caixa de opções exibida assim que se inicia o processo de confecção. Entretanto é possível que venha a surgir alguma situação em que nenhum dos modelos disponíveis atenda às necessidades no caso.

Para isso existe o modelo “Solicita Geral” que pode ser encontrado na mesma caixa de opções dos outros modelos, dessa maneira, basta selecioná-lo por ocasião da criação do ofício.

O diferencial deste modelo para os outros é o fato de a solicitação vir por meio de uma caixa de texto editável, o que permite maior flexibilidade na hora de se produzir o documento.

Bloco de Ofícios

Alguns tipos de casos exigem a emissão de múltiplos documentos simultaneamente, como é o caso dos processos de usucapião e inventário por exemplo.
Para isso podemos usar a opção bloco de ofícios e selecionar mais de um modelo de ofício para ser preenchido concomitantemente a fim de que se economize tempo.
Acesse o caso no prontuário do(a) assistido(a), usando um dos meios já ensinados e na tela do prontuário clique no caso para expandir as opções exibidas. Em seguida, clique então em Bloco de Ofícios no lado direito da tela.

Nessa tela será solicitado de você a seleção dos modelos de ofício que se deseja emitir.
Para o nosso exemplo escolhemos 3 modelos: Laudo Interdição, Laudo Internação Compulsória e Laudo Remoção Hospital e clicamos em continuar.

Perceba que agora você estará na página de emissão de documentos. Você verá que as informações solicitadas são divididas em informações gerais, pertinente normalmente ao(a) assistido(a) e Defensor(a) que estão presentes em todos os documentos e em subseções específicas para cada ofício.
Preencha as informações normalmente. Existem campos que podem ser acrescidos ou removidos do ofício usando o botão representado pela imagem de uma lista.

Bloco de Ofícios
Ofício Laudo de Internação
Ofício Laudo Internação Compulsória
Laudo Remoção Hospital

Você ainda pode adicionar destinatários(as) usando o botão correspondente no lado esquerdo da tela, é possível adicionar quantos(as) destinatários(as) forem necessários.

No cabeçalho do ofício aparecerá a lista de destinatários(as) adicionados(as), mas não se preocupe! No momento da impressão serão impressos tantos ofícios quanto destinatários(as) e constará apenas um desses no ofício.

Ao final, clique em salvar e os ofícios serão registrados no prontuário do(a) assistido(a). Você poderá ainda incluir uma observação nesses ofícios para ser enviado ao cartório como no caso de se tratar de uma prioridade.